Organisasi-organisasi besar adalah organisasi dengan nilai budaya yang tinggi, dengan perhatian yang besar pada nilai, ekspektasi, dan perilaku. Biasanya didalam budaya tersebut pasti ada teamwork, fokus terhadap konsumen, perlakuan yang adil pada karyawan, inisiatif, dan inovasi. Budaya-budaya ini juga harus terus dikomunikasikan kepada karyawan, baik yang lama maupun yang baru. Karena itu, keputusan staffing adalah keputusan yang penting bagi organisasi, yang juga harus disesuaikan dengan strategi bisnis agar dapat menunjang budaya organisasinya.
Pertimbangan organisasional dalam keputusan staffing :
- Strategi bisnis
Harus ada kesesuaian antara strategi yang diinginkan perusahaan dengan karakteristik orang yang dharapkan untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Dalam hal ini, ada dua model dimensional yang dapat dipertimbangkan, yaitu :
a. Strategi organisasi selama tahap perkembangan
Untuk alasan strategik, pertimbangan tahap perkembangan bisnis sangat penting karena kebanyakan darinya, seperti tingkat pertumbuhan, lini produk, teknologi, pangsa pasar, dls, akan berubah seiring perubahan organisasi. Pada masa awal, perusahaan akan memiliki tingkat pertumbuhan yang tingi, lini produk dasar, penekanan yang kuat pada engineering produk, dan tidak ada kesetiaan kustomer.
Sedangkan pada tahap perkembangan yang lebih tinggi, perusahaan akan fokus pada pengembangan pangsa pasar dan tim manajemen yang baik. Ketika mencapai tahap kedewasaan, perusahaan perlu mempertahankan pangsa pasar, pengurangan biaya melalui skala ekonomis, dan berbagai pengendalian lainnya. Pada tahap selanjutnya dimana organisasi semakin tua, ia harus berjuang untuk mempertahankan pangsa pasar. Ketahanan ekonomi menjadi motivasi utamanya.
b. Gaya manager yang berbeda-beda dalam tiap tahapannya.
Pada tahap awal, perusahaan perlu memiliki manager yang mampu berjuang di lingkungan yang penuh resiko, memiliki nilai kewirausahaan, dan mampu merespon cepat terhadap perubahan kondisi. Ditahap pertumbuhan, kewirausahaan masih diperlukan, namun hal penting lainnya adalah manager yang juga mampu mengembangkan sistem manajemen yang stabil untuk mempertahankan kemenangan yang dicapai pada masa awal. Ketika organisasi mencapai tahap kedewasaan, diperlukan manager yang tidak membutuhkan banyak variasi dalam pekerjaannya, mampu mengembangkan skala ekonomis terus-menerus, dan mau memantau berulang-ulang kegiatan operasinya. Sebaliknya, jika perusahaan telah menua maka dibutuhkan manager yang bisa menjadi penggerak besar. Manager yang memiliki kewirausahaan masih sesuai untuk masa ini, dimana mereka harus melakukan segala cara untuk menyelamatkan keuangan perusahaan.
- Budaya organisasional
Budaya organisasi harus disampaikan kepada karyawan baru, bahkan pada proses penyeleksian berlangsung. Agar staffing berjalan lancar, karyawan harus merasa cocok dengan budaya ditempatnya bekerja. Untuk menyampaikan budaya organisasi, hal-hal berikut dapat dilakukan :
1. Pernyataan formal atas filosofi perusahaan dan materi yang digunakan untuk perekrutan, penyeleksian, dan sosialisasi karyawan baru.
2. Kriteria promosi.
3. Cerita, legenda, maupun mitos mengenai orang-orang dan peristiwa kunci di organisasi.
4. Apa yang diperhatikan, diukur, dan dikendalikan oleh para pemimpin organisasi.
5. Kriteria implisit dan yang mungkin digunakan pemimpin untuk menentukan siapa yang sesuai dengan posisi kunci di organisasi.
Budaya organisasi memiliki dua implikasi atas keputusan staffing, yaitu :
a. Perbedaan bervariasi antara berbagai organisasi. Individu akan mempertimbangakn hal ini apabila informasinya tersedia dalam proses pencarian kerja mereka.
b. Apabila hal lain konstan, individu yang memilih pekerjaan dan organisasi yang konsisten dengan nilai, kepercayaan, dan sikap mereka akan lebih produktif dan memuaskan.
a. Perbedaan bervariasi antara berbagai organisasi. Individu akan mempertimbangakn hal ini apabila informasinya tersedia dalam proses pencarian kerja mereka.
b. Apabila hal lain konstan, individu yang memilih pekerjaan dan organisasi yang konsisten dengan nilai, kepercayaan, dan sikap mereka akan lebih produktif dan memuaskan.
- Logika dari penyeleksian personel
Dalam proses penyeleksian, jumlah kandidat yang ada harus melebihi jumlah lowongan yang tersedia. Jika tidak, perusahaan tidak akan memiliki pilihan yang mencukupi untuk disaring dan dipilih yang terbaik.
- Reliabilitas dari pengukuran
Untuk menghindari resiko kesalahan dalam proses penyeleksian, media pengukur yang digunakan haruslah valid dan dapat diandalkan. Sebuah pengukuran dapat dianggap valid dan dapat diandalkan jika hasilnya konsisten dan stabil dari waktu ke waktu, dari satu sampel ke sampel lain, dan penilaian dari penguji yang berbeda-beda.
Metode seleksi dan screening
a. Formulir aplikasi pekerjaan
Dengan bantuan teknologi dewasa ini, resume-resume yang tidak memenuhi syarat dapat dihapus secara otomatis. Biasanya perusahaan telah memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci didalam formulir pekerjaannya. Jawaban dari pertanyaan ini nantinya akan diukur oleh program yang digunakan apakah sesuai atau tidak dengan persyaratan yang ada. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam membuat pertanyaan, yaitu :
Dengan bantuan teknologi dewasa ini, resume-resume yang tidak memenuhi syarat dapat dihapus secara otomatis. Biasanya perusahaan telah memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci didalam formulir pekerjaannya. Jawaban dari pertanyaan ini nantinya akan diukur oleh program yang digunakan apakah sesuai atau tidak dengan persyaratan yang ada. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan dalam membuat pertanyaan, yaitu :
- Pertanyaan tidak boleh memberikan dampak dalam penerimaan anggota kelompok yang dilindungi dalam hak hukum sipil.
- Pertanyaan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
- Pertanyaan yang melanggar/mungkin melanggar privasi.
b. Surat referensi dan rekomendasi
Surat referensi dan rekomendasi dapat menyediakan 4 jenis informasi mengenai kandidat, yaitu :
- Pendidikan dan riwayat kerja.
- Karakter dan kompetensi interpersonal.
- Kemampuan melaksanakan pekerjaan.
- Kesediaan dari perusahaan yang sebelumnya/saat ini untu mempekerjakan kandidat kembali.
Surat referensi dan rekomendasi dapat menyediakan 4 jenis informasi mengenai kandidat, yaitu :
- Pendidikan dan riwayat kerja.
- Karakter dan kompetensi interpersonal.
- Kemampuan melaksanakan pekerjaan.
- Kesediaan dari perusahaan yang sebelumnya/saat ini untu mempekerjakan kandidat kembali.
Saat ini, karena adanya perlindungan dari Family Educational Rights and Privacy Act of 1974, kandidat diperbolehkan melihat isi dari surat referensi mengenai dirinya. Selain itu, referensi juga hanya boleh diberikan kepada orang yang disetujui oleh sipemohon. Hal ini dikhawatirkan akan mengurangi keobjektifan isi surat referensi. Karena itulah, penelitian menyarankan agar suatu referensi berisi informasi dibawah ini untuk dapat lebih diandalkan :
- Tingkat hubungan penulis dengan kandidat.
- Tingkat kefamilieran penulis dengan posisi pekerjaan yang diinginkan.
- Spesifikasi contoh kinerja kandidat
- Individu atau kelompok kepada siapa kandidat dibandingkan.
Penggunaan tes dan inventory dalam penyeleksian
Yang dimaksud dengan tes disini adalah ukuran-ukuran standar perilaku yang memiliki jawaban benar atau salah. Sedangkan inventory adalah ukuran-ukuran standar perilaku yang tidak memiliki jawaban benar atau salah. Dalam penyeleksian, biasanya tes lebih sering digunakan karena tidak bisa salah dan berbagai alasan lainnya. Sementara inventory lebih sesuai digunakan untuk tujuan penempatan atau pengembangan karena kandidat akan kurang termotivasi untuk menampilkan image yang berbeda dari yang sebenarnya dalam konteks ini. Inventori juga telah banyak berhasil digunakan dalam penyeleksian. Berikut ini ada beberapa metode dan teknik yang dapat digunakan untuk penyeleksian :
1. Tes obat
Beberapa kritik bermunculan bahwa tes penggunaan obat-obatan tidak efektif dalam hal biaya dan melanggar hak dan privasi individu. Selain itu, hasil tes juga seringkali tidak akurat. Sementara itu, dari hasil penelitian, ditemukan bahwa karyawan yang positif menggunakan obat-obatan 41% lebih sering absen dan 38% lebih sering dipecat. Sebenarnya tes ini legal dan boleh dilakukan apabila obat-obatan ilegal yang digunakan karyawan dapat mengurangi kinerja atau membahayakan rekan kerjanya.
Beberapa kritik bermunculan bahwa tes penggunaan obat-obatan tidak efektif dalam hal biaya dan melanggar hak dan privasi individu. Selain itu, hasil tes juga seringkali tidak akurat. Sementara itu, dari hasil penelitian, ditemukan bahwa karyawan yang positif menggunakan obat-obatan 41% lebih sering absen dan 38% lebih sering dipecat. Sebenarnya tes ini legal dan boleh dilakukan apabila obat-obatan ilegal yang digunakan karyawan dapat mengurangi kinerja atau membahayakan rekan kerjanya.
2. Dua teknik penyeleksian yang kontroversial
a. Analisis tulisan tangan. Penelitian telah membuktikan bahwa tulisan tangan tidak bisa dijadikan prediktor untuk kinerja kerja.
b. Pemeriksaan poligrafis. Kritik bermunculan bahwa hanya 2/3 dari tes ini yang akurat dan tidak bisa diandalkan bila orang dites mengatakan yang sebenarnya. Sedangkan advokat mengklaim bahwa tes ini 90% akurat dalam kasus-kasus kriminal dan pekerjaan hanya jika diperiksa oleh pemeriksa yang kompeten.
3. Tes integritas
Tes ini valid digunakan sebagai pengukur tingkat integritas yang dimiliki kandidat terhadap perusahaan.
Tes ini valid digunakan sebagai pengukur tingkat integritas yang dimiliki kandidat terhadap perusahaan.
4. Tes kemampuan mental
Ada beberapa tes kemampuan yang diuji disini, yaitu tes intelegensi umum berupa kemampuan verbal, nonverbal, dan keahlian numerik; hubungan spasial; fungsi motoris; informasi mekanis, alalsan, dan kesinambungan; kecepatan perseptual; dan kemampuan induktif.
Ada beberapa tes kemampuan yang diuji disini, yaitu tes intelegensi umum berupa kemampuan verbal, nonverbal, dan keahlian numerik; hubungan spasial; fungsi motoris; informasi mekanis, alalsan, dan kesinambungan; kecepatan perseptual; dan kemampuan induktif.
5. Generalisasi validitas
Dulunya diyakini bahwa validitas pengukuran untuk satu bidang pekerjaan berbeda dengan pekerjaan lainnya. Namun penelitian terkini telah membuktikan bahwa hal tersebut salah. Adapun yang menyebabkan perbedaan hasil adalah dikarenakan jumlah sampel yang digunakan terlalu sedikit. Apabila jumlah sampel memadai, maka perbedaan hasil yang ditemukan tidak akan signifikan.
Dulunya diyakini bahwa validitas pengukuran untuk satu bidang pekerjaan berbeda dengan pekerjaan lainnya. Namun penelitian terkini telah membuktikan bahwa hal tersebut salah. Adapun yang menyebabkan perbedaan hasil adalah dikarenakan jumlah sampel yang digunakan terlalu sedikit. Apabila jumlah sampel memadai, maka perbedaan hasil yang ditemukan tidak akan signifikan.
6. Ukuran kepribadian
Ada 5 karakteristik personal yang berhubungan dengan kinerja, yaitu :
- Neuroticism : sejauh mana individu merasa tidak aman, khawatir, depresi, dan emosional.
- Extraversion : sejauh mana individu bisa bersosialisasi, aktif.
- Openness to experience : sejauh mana individu kreatif, curiga, dan berbudaya.
- Agreeableness : sejauh mana individu bisa bekerja sama, hangat, dan mau menyetujui pendapat.
- Conscientiousness : sejauh mana individu mau bekerja keras, teratur, dapat diandalkan.
Ada 5 karakteristik personal yang berhubungan dengan kinerja, yaitu :
- Neuroticism : sejauh mana individu merasa tidak aman, khawatir, depresi, dan emosional.
- Extraversion : sejauh mana individu bisa bersosialisasi, aktif.
- Openness to experience : sejauh mana individu kreatif, curiga, dan berbudaya.
- Agreeableness : sejauh mana individu bisa bekerja sama, hangat, dan mau menyetujui pendapat.
- Conscientiousness : sejauh mana individu mau bekerja keras, teratur, dapat diandalkan.
7. Ukuran proyektif
Mengukur individu dengan stimuli yang ambigu, biasanya dengan meminta idividu menceritakan gambar yang diperlihatkan padanya.
Mengukur individu dengan stimuli yang ambigu, biasanya dengan meminta idividu menceritakan gambar yang diperlihatkan padanya.
8. Ukuran kemampuan memimpin
Ukuran ini ternyata tidak bisa menjadi prediktor kesuksesan seorang manajer dalam menjalankan tugasnya.
Ukuran ini ternyata tidak bisa menjadi prediktor kesuksesan seorang manajer dalam menjalankan tugasnya.
9. Data historis personal
Berdasarkan keyakinan bahwa orang akan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang dilakukannya diwaktu sebelumnya membuat tes ini cukup valid digunakan.
Berdasarkan keyakinan bahwa orang akan melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang dilakukannya diwaktu sebelumnya membuat tes ini cukup valid digunakan.
10. Wawancara kandidat
Wawancara adalah salah satu tugas manajerial yang cukup sulit karena berhubungan dengan sosial dan mental sekaligus. Jika tidak dilaksanakan dengan baik, validitasnya akan meragukan. Untuk mempermudah, pewawancara bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan dasar yang berhubungan dengan analisis pekerjaan, mengajukan pertanyaan yang sama untuk tiap kandidat, menggunakan skala penilaian yang detail, membuat catatan detail mengenai informasi perilaku kandidat, menggunakan beberapa pewawancara, gunakan ukuran statistik, dan tidak mendiskusikan kandidat atau jawaban selama wawancara.
Wawancara adalah salah satu tugas manajerial yang cukup sulit karena berhubungan dengan sosial dan mental sekaligus. Jika tidak dilaksanakan dengan baik, validitasnya akan meragukan. Untuk mempermudah, pewawancara bisa mengajukan pertanyaan-pertanyaan dasar yang berhubungan dengan analisis pekerjaan, mengajukan pertanyaan yang sama untuk tiap kandidat, menggunakan skala penilaian yang detail, membuat catatan detail mengenai informasi perilaku kandidat, menggunakan beberapa pewawancara, gunakan ukuran statistik, dan tidak mendiskusikan kandidat atau jawaban selama wawancara.
11. Tes sampel kerja
Ada tiga tes yang dapat dilakukan, yaitu Leaderless Group Discussion (LGD), Business Games, dan In-Basket Test.
Sementara itu, untuk menentukan predictor yang paling sesuai dapat berdasarkan pada :
- Keaslian kondisi kerja
- Estimasi kevaliditas prediktor
- Rasio penyeleksian
- Biaya dari prediktor yang digunakan
Ada tiga tes yang dapat dilakukan, yaitu Leaderless Group Discussion (LGD), Business Games, dan In-Basket Test.
Sementara itu, untuk menentukan predictor yang paling sesuai dapat berdasarkan pada :
- Keaslian kondisi kerja
- Estimasi kevaliditas prediktor
- Rasio penyeleksian
- Biaya dari prediktor yang digunakan
Apabila kinerja pekerjaan diukur multidimensional, beberapa prediktor dapat digunakan. Apabila hal lainnya konstan, maka penggunaan prediktor dengan tingkat validitas tertinggi lebih disarankan karena tingkat kesalahannya lebih kecil. Selain itu, rasio penyeleksian juga harus diperhatikan untuk mengevaluasi kegunaan keseluruhan dari sebuah prediktor, apapun tingkat validitasnya. Rasio penyeleksian yang rendah menunjukkan bahwa kandidat yang dievaluasi harus lebih banyak. Yang terakhir, pertimbangan mengenai biaya harus ada, meskipun bukan pertimbangan yang utama. Jika dua prediktor hampir sama validitasnya, maka yang berbiaya lebih rendah dapat dipilih. Prediktor tervalid harus tetap dipilih biarpun biayanya jauh lebih besar, karena jika kandidat yang dipilih ternyata salah, maka biaya total yang dikeluarkan perusahaan akan lebih besar lagi.
(Mohon maaf sebelumnya, tulisan ini merupakan ringkasan dan terjemahan dari sebuah buku Human Resources Management, tapi saya lupa judul dan pengarangnya.)
